資料請求フォームを準備する
許諾確認リストの会社情報を記載し終えたら、申込締切4週間前頃から、企業への許諾確認を始めます。
許諾確認においては「資料請求フォーム」を用意し、以下のような項目に回答いただくようにします。
・正式社名
・担当部署名
・担当者名
・メールアドレス
・電話番号
・企画概要資料の要否（希望する／希望しない）
・プライバシーポリシーへの同意（※2）
企業への案内許諾確認をお送りする
許諾確認方法は、メールを基本とし、メールアドレスが不明の場合のみ郵送とします。
許諾確認の結果、「資料請求フォーム」内の「企画概要資料の要否」欄が“希望する”の企業に資料をお送りし、“希望しない”の企業への案内は以降行いません。
【参考】
2020-2021年の期間は、メールアドレスが不明（エラー等で不達となった企業を含む）の企業には、郵送にて「企画概要資料」の送付（一部、送付後に架電あり）も行ないましたが、郵送した企業からのお申込率は11％と低い結果となりました。
但し、リアクションが低迷した一因には、コロナ禍の影響もあると考えられます。
今回、企画案内を行ったのは、主に2020年10月～12月の間で、多くのご案内実施企業で在宅勤務等の対策を導入している状態だったため、そもそも郵送物が採用ご担当者様まで到達していない（もしくは、到達までかなりの時間がかかった）可能性が高かったのではとも考えております。
許諾確認の結果に応じて、2種類のメールを送り分ける
許諾確認の結果に応じて、2種類のメールを送り分けることになりますが、今回は、クライゼルの自動返信機能を用いました。
「資料請求フォーム」内の「企画概要資料の要否」欄が”希望する”だった企業のメールアドレス宛には、①事前準備で作成した「企画概要資料」と、「参加申込フォーム」／「参加辞退フォーム」のURLが記載された「企画案内メール」を送信します。
自動化することで速やかに資料送付でき、また、対応漏れ等の人的ミスを防ぐこともできます。
一方、「資料請求フォーム」内の「企画概要資料の要否」欄が”希望しない”だった企業のメールアドレス宛には、「回答御礼メール」をお送りします。
「企画概要資料の要否」欄が“希望する”の企業
└ ★企画案内メールのサンプルはこちら
「企画概要資料の要否」欄が“希望しない”の企業
└ ★回答御礼メールのサンプルはこちら
参加申込フォームを作成する
「参加申込フォーム」と「参加辞退フォーム」は別々に作成します。
フォームを1つにまとめて、お申込とご辞退で入力項目を分けるという方法もありますが、その場合、画面上に表示される項目数が多くなり、記入時、分かりにくくなる傾向があります。回答に応じて入力項目の表示を動的に変更できる仕様のフォームであれば、1つにまとめても問題ありません。
「参加申込フォーム」は以下のような項目を用意します。
・正式社名
・担当部署名
・担当者名
・メールアドレス
・電話番号
・お申込企画
・企画概要資料の内容をご確認いただきましたか？（はい／いいえ）
└ 入稿に関する注意事項やキャンセル規定が記載されているため。
・見積書の送付要否（希望する／希望しない）
・備考
・プライバシーポリシーへの同意（※2）
「参加申込フォーム」の作成ポイントは、「お申込企画」欄です。
今回、メールでのやり取りのみでお申込いただく企業がほとんどのため、この「お申込企画」欄では、金額表示のある企画名をご自身で選択していただき、フォーム入力完了後、入力内容が自動送信される「参加申込登録完了メール」をもって、お申込の証跡としました。
★参加申込フォームのサンプルはこちら
★参加申込登録完了メールのサンプルはこちら
参加辞退フォームを作成する
「参加辞退フォーム」は以下のような項目を用意します。
・正式社名
・メールアドレス
・参加辞退の理由（チェックボックス）
採用計画が未決定のため／動画作成工数の確保が難しいため／参画予算の確保が難しいため／開催時期が合わないため／その他（差支えの無い範囲でフリーテキスト欄にご記入ください）
・参加辞退の理由（フリーテキスト）
「参加辞退フォーム」の作成ポイントは、「参加辞退の理由」欄です。
当初、「参加辞退の理由」欄を任意入力のフリーテキストとしていたところ、半数程度の企業は空欄のままで、フォローに回るのが非常に困難でした。チェックボックスであれば、近しい選択肢を見つけて入力していただけますので、各企業のご事情を推察し、その後に繋げる材料となります。
★参加辞退フォームのサンプルはこちら
★参加辞退登録完了メールのサンプルはこちら
※2 フォーム作成時はプライバシーポリシーを準備しよう
氏名やメールアドレス等、フォームで個人情報を収集する際は、必ずプライバシーポリシーを準備しましょう。プライバシーポリシーとは、「個人情報について、その収集や活用、管理、保護等に関する取り扱いの方針を明文化したもの」です。プライバシーポリシーの作成にあたっては、インターネット上に多くのテンプレートが公開されていますので、それらを参考にすることもできます。但し、内容についてはよく確認し、プライバシーポリシーに記載されている内容と実態に相違がないよう、また、記載すべき事項に不足がないか、注意しましょう。