お問い合わせフォームを作成する

企業案内を開始した後から、企業からのお問合せが発生します。
問い合わせ専用のメールアドレスを用意し、加えて、「お問い合わせフォーム」も作成します。「お問い合わせフォーム」を経由していただくことで、必要事項の記入漏れを防ぎ、統一されたフォーマットで受け取れるというメリットがあります。

「お問い合わせフォーム」は以下のような項目を用意します。
・正式社名
・所属部署名
・担当者名
・メールアドレス
・電話番号
・お問い合わせ内容
・ご希望の回答方法（メール／電話）

「お問い合わせフォーム」の作成ポイントは、「ご希望の回答方法」欄です。
お問い合わせの内容は多岐に亘りますし、こちらとお客様との間で、認識に温度差が生じることも考えられます。希望される回答方法を確認しておき、出来るだけ迅速に対応するようにします。また、回答までの期間の目安を、入力完了後の画面や「お問い合わせ登録完了メール」に記載すると親切です。

★お問い合わせ登録完了メールのサンプルはこちら

また、申込締切2週間前頃に、資料送付済かつ申込検討中の企業に対し、検討材料になったり申込を後押しできたりする問い合わせがあれば履歴から選出し、FAQ（よくある質問）として共有します。
例：前回の来場者数、文理比　等

未回答企業にリマインド連絡を行う

許諾確認やお申込の回答期限が迫ってきたら、未回答企業へリマインド連絡の準備をします。
未回答リマインド連絡は、基本的にメールで行い、申込締切1週間前頃を目安（※3）にお送りします。

★未回答リマインドメールのサンプルはこちら

※3　リマインドメールはいつ送ると効果的？
何らかの対応や回答を依頼した後、締切日が近づいてきたら、念のため、リマインドメールをお送りするようにします。いつ送ると効果的か、次の項目から総合的に判断します。
・依頼した対応や回答をするために、企業側で、決裁権をもつ上長の判断や承認を必要とするか
・依頼した対応や回答そのものに、企業側で、どの程度の時間を必要とするか
・設定した期日を超過した場合、どのような影響が出るか
特に、企画へのお申込など、決裁権をもつ上長の判断や承認が必要な場合、企業の規模が大きいほど、企業内でそれを得るフローが複数プロセスだったり機会が少なかったりします。そのため、リマインドメールの送信は余裕をもって、締切日の1週間前に送るようにします。