お申込いただいた企業には、参加申込登録完了メールの他に、お申込後の各種手続きやお問い合わせ窓口をご案内する「申込後連絡メール」をお送りします。「申し込んだものの、何の連絡もない…」「この次、何をすればいいのか…」と不安を煽ってしまうことのないよう、お申込いただいた後、当日～遅くとも2営業日以内にご連絡するようにします。
ご提出やご協力をお願いするメールで重要なのは、『いつまでに』、『何をすればいいか』が明瞭なことです。
締切日は件名と本文の両方に明記し、メール冒頭部で依頼事項をかいつまんで示すなど、工夫するようにします。HTMLメールを活用することも有効ですが、セキュリティの観点から、強制的にテキストメールに変換して受信するよう設定している企業もあるため、文字装飾に頼りすぎないようにしましょう。
「申込後連絡メール」は以下のような内容を記載します。
・請求に関すること
・入稿に関すること
・今後のお問合せ窓口
各項目について説明します。
請求に関すること
請求書の発行および送付に必要な情報を回収するために、「請求先情報入力フォーム」を用意し、以下のような項目に回答いただくようにします。
・正式社名
・担当部署名
・担当者名
・メールアドレス
・電話番号
・請求書送付方法（郵送／メール）
・（請求書送付方法が“郵送”の場合）請求社名
・（請求書送付方法が“郵送”の場合）請求書送付先郵便番号／請求書送付先住所
・（請求書送付方法が“メール”の場合）請求書送付先メールアドレス
・備考（※請求日・振込期日等のご希望はこちらへご記入ください）
入稿に関すること
今回、企業にご入稿いただくのは、動画データ・画像データ・テキスト情報の3点です。このうち、テキスト情報を入稿するための「入稿情報登録フォーム」を用意し、以下のような項目に回答いただくようにします。
・正式社名
・担当部署名
・担当者名
・メールアドレス
・業種（メーカー／インフラ／サービス／流通・小売／金融／ソフトウェア・情報処理・通信／商社／建設／広告・マスコミ）
・掲載企業名
・一言PR（80字以内）
・動画の見どころ（250字以内）
・企業PR（250字以内）
・本社住所
・採用情報URL
動画データと画像データについては、お申込前にお渡しする「企画概要資料」において、既に一度、注意事項や条件等を明記していますが、入稿にあたって、特に重要な以下のような項目は再掲するようにします。
【動画データ】：盛り込んでいただきたい内容、除外していただきたい内容、動画時間の目安（もしくは制限）
【画像データ】：画像サイズ、ファイル形式、背景色、サイズ違いや提出がない場合の対応
また、動画データと画像データは、提出先メールアドレス宛に、メール添付／オンラインストレージ経由のどちらかでお送りいただくようにします。一部、外部への動画データ送付が社内規定によりNGとなっている企業があり、メディア（DVD）を郵送していただくケースもあります。
今後のお問合せ窓口
お申込いただいた企業には、改めて、お問い合わせ窓口をご案内するようにします。
お問い合わせ内容によって担当が異なる場合は、明確に分けて書き、担当者名まで記載するようにします。
